Dlaczego wdrożyliśmy normę ISO 9001

Czym jest norma ISO 9001?

ISO 9001 to międzynarodowy standard zarządzania jakością opracowany przez International Organization for Standardization (Międzynarodową Organizację Normalizacyjną, w skrócie ISO), który pomaga firmom usprawnić ich procesy biznesowe, zwiększyć efektywność i zapewnić powtarzalną jakość produktów oraz usług. Norma ISO 9001 skupia się na podnoszeniu jakości wyrobów i usług oraz optymalizacji procesów, co czyni ją szczególnie cenną w branży stalowej, gdzie dokładność, bezpieczeństwo i powtarzalność mają kluczowe znaczenie.

Główne zasady ISO 9001 obejmują:

• Podejście procesowe – zarządzanie organizacją poprzez usprawnianie procesów,
• Podejście systemowe do zarządzania – całościowe podejście do działań jakościowych,
• Orientację na klienta – zrozumienie potrzeb klientów i dążenie do spełnienia ich wymagań,
• Zaangażowanie kierownictwa – aktywność liderów w kształtowaniu jakości,
• Ciągłe doskonalenie – stałe dążenie do poprawy jakości.

W branży stalowej, gdzie kontrola nad procesami i jakością jest szczególnie istotna, wdrożenie  ISO 9001 pomaga nie tylko w usprawnieniu procesów, ale również w budowaniu zaufania wśród klientów i partnerów handlowych.

Dlaczego zdecydowaliśmy się wdrożyć normę ISO 9001?

• Aby zwiększyć konkurencyjność – posiadanie certyfikatu ISO 9001 jest jednym z kluczowych elementów budowania przewagi konkurencyjnej. Klienci często wymagają certyfikacji, aby mieć pewność, że firma spełnia określone standardy jakościowe.
• Aby usprawnić procesy – wdrożenie normy ISO 9001 pomaga uporządkować działania, eliminuje nieefektywności i marnotrawstwo. Zoptymalizowane procesy wpływają na obniżenie kosztów produkcji i skrócenie czasu realizacji zamówień.
• Aby podnieść jakość produktów – branża stalowa nie wybacza, a wdrożenie normy pozwala poprawić kontrolę jakości, zapewniając, że produkt końcowy spełnia wszystkie wymagania i jest zgodny ze standardami rynkowymi.
• Aby poprawić wizerunek firmy – certyfikacja ISO 9001 jest dowodem na to, że firma przykłada dużą wagę do jakości i dąży do ciągłego doskonalenia swoich procesów, co wzmacnia jej reputację na rynku.
• Aby zmniejszyć ryzyko i zacząć nim zarządzać – standardy ISO wymagają oceny ryzyka w procesach, co pozwala lepiej identyfikować i zarządzać zagrożeniami.

Tuż przed wdrożeniem firma nasza zatrudniała około 60 pracowników na 20 gniazdach produkcyjnych.

Jak przygotowaliśmy się do wdrożenia?

Podzieliłem cały proces na kilka etapów. W kolejności wyglądało to tak:

1. Analiza aktualnej sytuacji – zanim zacząłem cokolwiek planować, przeprowadziłem wstępny audyt wewnętrzny. Zidentyfikowaliśmy dzięki temu mocne i słabe strony naszej organizacji oraz obszary szczególnie wymagające poprawy. Z uwagi na specyfikę naszej branży szczególną uwagę poświęciłem na przegląd procedur produkcyjnych, jakościowych oraz kontrolnych.
2. Stworzenie zespołu wdrożeniowego – wybór ludzi odpowiedzialnych za wdrożenie i koordynowanie działań związanych z ISO 9001. Zespół objął także zewnętrznych ekspertów z uwagi na konieczność pozyskania wiedzy. Taki zespół miał trzy cele: opracowanie planu, nadzór nad jego realizacją oraz monitorowanie postępów.
3. Mapowanie procesów i wdrożenie podejścia procesowego – kluczowym elementem ISO 9001 jest zrozumienie procesów zachodzących w firmie oraz ich wzajemnych powiązań. W przypadku naszej firmy oznaczało to przegląd i usprawnienie całego łańcucha produkcyjnego, od zakupu surowców po kontrolę końcową i wysyłkę produktu.
4. Przygotowanie dokumentacji – norma 9001 wymaga szczegółowej dokumentacji dotyczącej polityki jakości, procedur, instrukcji operacyjnych i formularzy, które porządkują i wspierają system zarządzania jakością.
5. Szkolenie pracowników –zaangażowanie i świadomość pracowników na temat standardów jakości oraz wymagań normy 9001, pomagają zrozumieć plan i wdrożyć go w codziennych zadaniach. Ważne, aby ludzie nie tylko mieli świadomość zmian, ale widzieli cel.
6. Przeprowadzenie audytów wewnętrznych – cykliczne i powtarzalne kontrole pozwalają na monitorowanie postępów, walidację kolejnych kroków,  ale też ocenę funkcjonowania systemu jakości przed audytem certyfikacyjnym. Audyty wewnętrzne pozwoliły nam na wczesne wykrycie niezgodności i przeprowadzenie działań naprawczych.
7. Audyt certyfikacyjny – po zakończeniu wdrożenia, przystąpiliśmy do audytu certyfikacyjnego, który przeprowadziła firma TÜV Rheinland Polska. Audyt był realizowany w dwóch etapach i zajął w sumie 20 godzin roboczych.

Jakie uzyskaliśmy efekty?

Wdrożenie ISO 9001 przyniosło wiele spodziewanych korzyści, zarówno dla samej firmy, jak i dla naszych klientów, ale kilka efektów przyszło niespodziewanie. Oto najważniejsze.

Poprawa jakości produktów – wdrożenie ISO 9001 pozwoliło nam uporządkować procesy produkcyjne, usystematyzować wiedzę i w efekcie osiągnąć lepszą kontrolę jakości. Dzięki temu nasze produkty są wynikiem podejmowanych działań, a nie ich pochodną i, co najważniejsze, spełniają wymagania klientów.

Optymalizacja procesów i redukcja kosztów – dzięki analizie procesów byliśmy w stanie wyeliminować zbędne działania i usprawnić kluczowe etapy produkcji. W efekcie zmniejszyliśmy czas realizacji zamówień, a także koszty produkcji.

Wzrost satysfakcji klientów – dzięki lepszej organizacji pracy i identyfikacji oczekiwań wszystkich stron, firma może skuteczniej odpowiadać na potrzeby klientów, co przekłada się na ich wyższą satysfakcję i zaufanie do naszej marki.

Usprawnienie zarządzania ryzykiem – w firmie produkcyjnej działającej w branży stalowej ryzyko zawsze związane jest z trzema obszarami: jakością, wydajnością i bezpieczeństwem. Wdrożenie ISO 9001 zmusza do identyfikacji i zarządzania tymi ryzykami, co pozwala uniknąć poważnych problemów.

Budowanie reputacji – certyfikacja ISO 9001 wzmocniła wizerunek naszej firmy jako dbającej o jakość, co przyciągnęło nowych, ale i rozwinęło współpracę z dotychczasowymi klientami. Pomogliśmy wzrostowi, ale i lojalności.

Lepsza motywacja pracowników – wprowadzenie standardów ISO tak bardzo wpływa na organizację  i kulturę pracy, że w otoczeniu jasno określonych obowiązków i celów, atmosfera pracy się poprawia, a pracownicy są bardziej zmotywowani.

Podsumowanie

Wdrożenie normy ISO 9001 w naszej firmie przyniosło wymierne korzyści, które objęły przede wszystkim poprawę jakości produktów, optymalizację procesów produkcyjnych i w rezultacie wzrost obrotów. Certyfikacja wsparła też budowanie wizerunku solidnego partnera w branży stalowej.

Proces wdrożenia tak kompleksowej normy, która obejmuje przecież nie tylko procesy produkcyjne, ale także sprzedaż i zakupy, wymaga bardzo starannego przygotowania i uczciwego podejścia: uczciwego wobec stawianych pytań, ale i wobec udzielanych w procesie odpowiedzi.

Dziś nasza firma zatrudnia ponad stu dwudziestu pracowników na ponad trzydziestu gniazdach produkcyjnych. Z perspektywy pięciu lat po jej wdrożeniu, widzę wyraźnie, że kluczowymi elementami sukcesu przy wdrożeniu ISO 9001 są: zrozumienie normy, zaangażowanie pracowników oraz elastyczne reagowanie na zmiany.

Postrzegam certyfikację ISO 9001 jak narzędzie, które pozwala dynamicznie reagować na zmiany, nieustannie zwiększać konkurencyjność i budować sukces w długiej perspektywie.